Probleemstelling

Het huidige Human Resource (HR) Systeem schiet op veel fronten tekort met veel handmatig werk tot gevolg, wordt niet of nauwelijks geïnnoveerd en tot overmaat van ramp is er de druk van een contractverlenging met sterk verslechterde voorwaarden.

Oplossing

De oplossing wordt gevonden in de vervanging van het huidige HR systeem door een nieuw en modern HR systeem van een andere leverancier. De insteek hierbij is dat het nieuwe systeem het handmatige werk tot een minimum beperkt, aansluit bij de toekomstvisie van onze opdrachtgever en bij voorkeur financieel aantrekkelijker is geprijsd, zeker in relatie tot de huidige oplossing.

Gezien de tijdsdruk hebben we een inventarisatie gemaakt van de belangrijkste processen en bijbehorende gewenste functionaliteit. Ook is er gekeken naar alle handmatige processen die in ieder geval geautomatiseerd dienen te worden.

Op basis van deze uitgangspunten hebben een aantal leveranciers van standaard HR oplossingen een offerte uitgebracht. Deze offertes hebben we, in nauw overleg met onze opdrachtgever, functioneel, technisch en contractueel beoordeeld waarna er onderhandelingen hebben plaatsgevonden en er een keuze is gemaakt. Dit binnen de gestelde kritische tijdslijnen zodat het nieuwe HR systeem op tijd in productie kon worden genomen en het contract met de latende leverancier niet verlengd of afgekocht hoefde te worden.

Conclusie

De uitdaging van dit project zat in de kritische tijdslijnen en het zo goed mogelijk afdekken van de benodigdheden om tijdens implementatie voor zo min mogelijk verrassingen komen te staan. Er rees de vraag vanuit onze opdrachtgever of zaken niet te gedetailleerd werden vastgelegd, mede vanwege de tijdsdruk. Achteraf is echter gebleken dat de inventarisatie, en het bijbehorende detailleringsniveau, er juist voor heeft gezorgd dat de scope helder was tijdens de implementatie fase en potentiële disputen hiermee voorkomen zijn. Na oplevering heeft onze opdrachtgever dit ook bevestigd.