Achtergrond
Het retourneren van een artikel omvat, grofweg, de volgende deelprocessen:
- Aanmelden, valideren en inplannen van het retour te sturen artikel
- Sturen van retourinstructies naar de klant, inclusief retour label
- Laten ophalen van de retour (TMS)
- Controleren van de retour
- Het weer op voorraad nemen van de retour (WMS)
- Crediteren van de retour aan de klant (ERP)
- Informeren van de klant en eigen organisatie over het verloop van bovenstaande
Probleemstelling
Het ERP systeem van onze opdrachtgever biedt onvoldoende ondersteuning aan bovengenoemd proces en in de markt wordt geen standaard passend pakket gevonden. Daarom wordt er gekozen voor een op maat gemaakte software applicatie.
Oplossing
Ter ondersteuning van bovenstaand proces hebben wij een maatwerk software applicatie ontwikkeld. Hierin worden de artikelen geregistreerd die de klant retour wil sturen. Na registratie ontvangt de klant automatisch bericht met alle documenten die relevant zijn voor de retourzending. Het TMS systeem van de vervoerder ontvangt automatisch bericht dat er een retour opgehaald dient te worden. Nadat deze is opgehaald bij de klant en afgeleverd in het centraal magazijn, wordt de barcode op de retour verpakking gescand. Deze scanapplicatie is eveneens door ons ontwikkeld. Er wordt vervolgens beoordeeld of de retourzending verkoopbaar is en weer op voorraad kan worden genomen. Als dit het geval is dan ontvangt het WMS bericht dat de betreffende artikelen beschikbaar zijn en het ERP systeem ontvangt bericht dat er een creditering plaats dient te vinden.
Gedurende dit proces wordt de status van de retourzending voor de klant zichtbaar gemaakt op de webshop. De eigen organisatie heeft vanuit de applicatie de beschikking over uitgebreide rapportages en er wordt data naar het data warehouse gestuurd voor verdere (integrale) analyse en rapportage.
Conclusie
Deze maatwerk software applicatie nestelt zich in het (complexe) landschap van de klant en neemt het volledige retourproces voor haar rekening. Dit precies zoals onze opdrachtgever dat voor ogen had.
