Achtergrond

Met bonussen worden volume bonussen bedoeld die ontvangen worden op basis van inkopen (vanuit leveranciers) of uitgekeerd worden op basis van verkopen (aan klanten). Naast het berekenen van de bonus door de uitkerende partij, heeft de ontvangende partij ook vaak de behoefte om de (verwachte) bonus te berekenen en hier proactief op te sturen (onder andere in de marge mee te nemen). Visada heeft voor alle situaties maatwerk software oplossingen gerealiseerd om zo de betreffende bonus processen verder te optimaliseren.

Klantbonus proces (uitkerend)

Probleemstelling

Aan het begin van ieder bonusjaar is het een enorme klus om alle nieuwe en te verlengen bonusafspraken bij de klant te krijgen. Hier komt veel handmatig werk bij kijken. Ook is het correct en periodiek berekenen van de bonus en het (tussentijds) uitkeren van de bonus een grote uitdaging door de bewerkelijkheid en de lage automatiseringsgraad.

Oplossing

Voor dit proces hebben we een maatwerk software oplossing gemaakt waarbij bonus afspraken 'alleen nog' hoeven te worden ingevoerd, of gekopieerd vanuit een voorgaande periode. De bonusbrieven worden vervolgens volledig automatisch gegenereerd. Voor de goedkeuring van de afspraken is een workflow gemaakt en is versiebeheer geïntroduceerd zodat wijzigingen over tijd inzichtelijk zijn.

Als er afspraak wijzigingen worden doorgevoerd dan wordt het resultaat hiervan met terugwerkende kracht berekend. Tussentijdse of eindkeringen worden automatisch klaargezet en, na het doorlopen van een goedkeuringsproces, automatisch naar het ERP systeem gestuurd zodat creditering aan de klant van daaruit kan plaatsvinden. Uitkeringen worden voorzien van een gedetailleerde bonus berekening zodat inzichtelijk is op basis van welke overeengekomen uitgangspunten de bonusberekening heeft plaatsgevonden.

Omdat de (verwachte) bonus impact heeft op de marge (marge verlagend), wordt hier al bij order invoer rekening mee gehouden als integraal onderdeel van het margebeeld van de betreffende orderregels.

Leverancierbonus proces (ontvangend)

Probleemstelling

Een inkoop medewerker heeft zelf een spreadsheet met alle leverancier bonus afspraken gemaakt. Dit laat zich echter slecht delen met collega's en het verwerken van nieuwe gegevens neemt veel handmatig werk met zich mee. Alle kennis over de werking van de spreadsheet ligt bij deze ene medewerker en kan, door de complexiteit, niet eenvoudig worden overgedragen aan andere collega's.

Vandaar ook dat wordt uitgekeken naar een oplossing waarbij het vele handmatige werk teniet wordt gedaan, de gegevens eenvoudiger ontsloten kunnen worden en kennis in bredere zin aanwezig is.

Oplossing

Het hele leverancier bonus proces hebben we geautomatiseerd waarbij 'alleen' afspraken nog ingevoerd en onderhouden dienen te worden. Deze gegevens zijn voor de gehele inkoopafdeling inzichtelijk. Op dagelijkse basis worden alle afspraken doorgerekend en wordt er advies gegeven of extra inkopen tot een financieel voordeel kan leiden, bijvoorbeeld omdat er een hogere bonus staffel wordt gehaald.

Omdat de inkoopbonus van invloed is op de verkoopmarge, wordt deze op orderregel niveau teruggekoppeld aan het ERP systeem zodat er een volledig marge beeld ontstaat en de verkoopafdeling tot de gewenste prijsstelling (marge) kan komen.

Ook zijn er rapportages gemaakt waarin de totstandkoming van de bonus inzichtelijk wordt gemaakt en ter onderbouwing dient, mocht de berekening van de leverancier onvolledig aansluiten en/of vragen oproepen.

Conclusie

Met behulp van maatwerk software hebben we de klant en leverancier bonus processen verregaand geautomatiseerd en handmatig werk hierbij tot een mimimum beperkt. Daarbij is er veel meer in- en overzicht ontstaan wat bij heeft gedragen aan minder disputen met klanten en leveranciers over de bonus opbouw en uitkering.