Achtergrond

Compensaties zijn transactionele vergoedingen die periodiek tussen diverse partijen worden verrekend. Dit op basis van een diversiteit aan rekenmethodieken, grondslagen en in- en uitsluitingen.

Er is hierbij sprake van een vergoedende en een ontvangende partij. Aan beide kanten van dit spectrum hebben we maatwerk software oplossingen gerealiseerd om zo de compensatie processen vergaand te optimaliseren.

Vergoedende partij

Probleemstelling

De periodieke controle van het enorme volume aan transacties gerelateerd aan de gemaakte compensatieafspraken neemt enorm veel tijd in beslag. Mede omdat er een vertaling moet worden gemaakt van artikel- en klantcoderingen van de externe partijen naar de eigen coderingen. Ook correcties naar het verleden toe zijn handmatig bijna niet te doen. Gezien de zeer specifieke aard en kenmerken van dit proces, kan het ERP systeem niet voorzien in deze functionaliteit en ìs de oplossing gezocht in een maatwerk software oplossing.

Oplossing

Wij hebben het volledige compensatie proces geautomatiseerd waarbij het hoge volume aan transacties, op basis van een leer proces, worden vertaald naar de eigen artikel- en klantcoderingen. Hierbij wordt gecontroleerd of de gemaakte compensatieafspraken worden nagekomen en de juiste vergoeding wordt berekend. Het is mogelijk om correcties in het verleden door te voeren waarna er volledig automatisch een herberekening plaats vindt, rekening houdend met alle andere compensatie afspraken in het verleden.

Conclusie

Met behulp van een maatwerk software oplossing wordt het handmatige werk tot een minimum beperkt en is er veel meer zekerheid dat de juiste vergoedingen worden toegepast. Het aantal disputen is hierdoor aanzienlijk afgenomen en de vrijgekomen arbeidscapaciteit is elders ingezet.

Ontvangende partij

Probleemstelling

Het berekenen van de te verwachten compensatie vergoedingen, op basis van een hoog volume aan transacties, gebeurt met behulp van MS Excel spreadsheets. Dit is tijdrovend en op sommige punten weinig flexibel waardoor dit proces veel tijd in beslag neemt. Daarnaast ontbreekt het aan inzicht op elementaire punten in het proces zoals de impact van de compensatie vergoeding op de order- en factuurmarge.

Oplossing

Ook aan de ontvangende kant hebben we het volledige compensatie proces geautomatiseerd waarbij er 'alleen nog' beheer van de compensatie afspraken dient plaats te vinden. Alle relevante transacties worden volledig automatisch ingelezen waarna er periodiek wordt berekend wat de contractuele compensatie vergoeding is. Het berekende resultaat wordt voor reclamatie volledig automatisch naar de vergoedende partijen gestuurd.

Ook is het, met dank aan de optimalisatie slag, mogelijk geworden om eenvoudig correcties in het verleden door te voeren waarna er retrospectief een correctie wordt berekend en naar de betreffende partij wordt verstuurd. Daarnaast wordt op relevante punten in het proces inzichtelijk gemaakt wat de impact van de compensatie op de (statistiek) marge is en vergroot dit het inzicht en de commerciële slagkracht.

Conclusie

Door de inzet van maatwerk software oplossingen is de tijdrovende voorbereiding en het onderhoud van de afspraken in MS Excel volledig verdwenen. Ook is er veel meer inzicht gekomen op elementaire punten binnen het compensatie proces. De compensatie afdeling van drie medewerkers kon hierdoor met een medewerker minder uit de voeten.